7 astuces pour mieux gérer le temps d’une réunion/formation

Ah ! le temps… cette 4ème dimension qui coule en sens unique, qu’on le veuille ou non! , qui avance indépendamment de notre bonne volonté ;  à moins qu’on ne sorte de la conception linéaire du temps ?! Il est vrai que si l’on considère que le temps est fluide et qu’on peut vivre différents moments en simultané, alors on n’a plus à se soucier de… ah! pardon… je pensais que j’étais en train d’écrire une critique de la série Dark.

Retour à la réalité. En attendant que les physiciens nous inventent enfin cette fichue machine à remonter le temps pour qu’on puisse constamment rembobiner et mieux faire, nous sommes obligés d’apprendre à composer avec notre réalité. Et notre réalité elle est simple : si tu ne sais pas gérer le temps, il te file entre les doigts et tu ne réussis pas à atteindre tes objectifs “dans le temps imparti”.

En effet, lorsqu’on se lance dans l’animation d’une réunion, d’une formation ou d’une quelconque activité, on a, qu’on le veuille ou non, une durée de temps limitée et ce, même quand cette limite n’est pas formellement adoptée (tu peux dire à tes collègues “on va travailler sans limite de temps”, mais 17h finira par arriver, que tu le veuilles ou non. Ok! vous êtes en dehors du système horaire administratif classique ? Bah y a bien l’heure du dîner qui finira par arriver, l’heure de dormir aussi ; t’es super animateur, pas surhumain ! tu comprends mon point, maintenant ?)

Je vais partager avec toi aujourd’hui mes tops astuces qui me permettent d’être sûr de bien gérer mon temps et de réaliser mes tâches et mes objectifs dans le temps qui m’a été donné, voire même avant ! Et d’être donc apprécié, non seulement comme “super animateur”, mais aussi comme “super animateur qui nous a libéré à 16h et qu’on adore !”

• Commencer à l’heure

On n’y pense pas, hein ? Et pourtant, tout commence au commencement (comme le temps). Si t’es sensé commencer à 9h et qu’à 9h45 t’es encore en train de dire à tes participants “on attend encore 10 minutes pour qu’il y ait plus de monde et on commence !”, c’est que t’as déjà perdu 45 minutes gratuitement sur ton programme et qu’en plus, tu envisages d’en gaspiller 10 autres, en toute tranquillité. J’admire ta bravoure!

Commencer à l’heure te donne, non seulement le contrôle sur ton temps, mais envoie en plus un message très clair et précis sur ton attachement à cette valeur (oui! pour moi, le respect du temps est une valeur). Car rappelons-le, en tant que super animateur, tu veilles à ton autorité et à ton exemplarité ; quoi de plus exemplaire que de respecter ceux qui sont venus à 9h, en commençant avec eux ? Oui, il faudra être flexible et parfois s’adapter aux circonstances. Commencer 10 minutes en retard parce qu’un cas de force majeur a retardé 60% du groupe ou qu’un contretemps flagrant bloque le début de la formation/réunion (salle fermée…), mais dans la majorité des cas, il faudra commencer toi-même par être ferme, intransigeant et veiller à débuter à l’heure prévue, histoire de donner le ton et d’influencer positivement. Un collègue qui vient en retard et qui trouve qu’on a déjà commencé, se fait discret et s’engage à faire des efforts pour la prochaine fois. Un collègue qui trouve qu’on l’a attendu, demandera 5 minutes pour préparer son café et sera encore plus en retard la prochaine fois, car il sait qu’on va l’attendre de toute façon.

• Découper le programme en blocs

Que ce soit dans ta tête ou concrètement sur ton méta-programme (si tu ne sais pas ce qu’est un méta-programme, je t’invite à télécharger l’ebook gratuit du Super Animateur et d’aller vers le super pouvoir de l’Organisation), tu dois imaginer que ton programme est divisé en plusieurs blocs horaires et que chaque bloc a une durée. De cette manière, tu pourras en temps réel, savoir si tu es en avance ou en retard (avouons que dans la majorité des cas, on va plutôt être en retard). Une formation en une journée par exemple, pourrait être découpée en 4 blocs (deux blocs le matin séparés par une pause et idem pour l’après-midi) Ainsi, si à la première pause, tu as fait tout ce qui devait être fait lors du premier bloc, c’est que t’es bon! Sinon, tu devras apporter les ajustements nécessaires.

• Utiliser un timer

Tu l’as vue venir celle-là ? Pour gérer le temps, il faut avoir une montre ! Si si, je l’ai trouvé tout seul ! En tant que super animateur, j’ai tendance à jeter mon téléphone par la fenêtre au début de chaque activité (en effet, j’achète 2 téléphones par semaine, c’est mon droit !) ; il fallait donc trouver une alternative pour surveiller le temps sans garder mon téléphone à portée de main. J’ai dû acheter une montre électronique que j’utilise en mode “compte à rebours”, rien de plus stimulant que d’avoir le sentiment qu’une bombe va exploser dans 5mn26 et se dire ” j’ai intérêt à raccourcir mon anecdote sur comment mon chat m’a inspiré une diapo sur le leadership”. Bref ! avoir à portée de main un moyen de savoir combien de temps s’est écoulé ou combien de temps il reste, permettra à tout super animateur de devenir un time master. Mais avec le temps et l’exercice, on finit un peu par se passer de cet accessoire ; je recommande juste de vraiment bien se chronométrer jusqu’à ce qu’on arrive à la maîtrise.

• Prioriser les points à aborder

Dans la vie, rien n’est garantit, pas même le fait qu’on va réellement tout aborder. Au début d’une réunion, on va proposer un ordre du jour riche et ambitieux, parce qu’on y croit et parce qu’on a encore la naïveté du lundi matin. Mais au bout de 90 minutes, on se rend compte que Michel prend systématiquement la parole pour râler sur les lenteurs administratives de la compta et qu’à lui seul, il a du bouffer 40 minutes ! Il est clair et évident qu’on ne pourra jamais traiter tous les points avant 12h30… ; on aurait dû commencer par les plus importants et c’est justement ce qu’il faut faire.  Une fois que tu as la liste des éléments que tu veux aborder (exercices d’une formation, points à l’ordre du jour d’une réunion…) hiérarchise-les par priorité : qu’est-ce qui est, selon toi “incontournable” et qu’est-ce qui est “sacrifiable” ? Mets les incontournables au début et balance les sacrifiables à la fin. De cette manière, tu auras la garantie de traiter les points importants quoi qu’il advienne et qu’en cas de débordement, les points non abordés seront superflus. Oui, ça aurait été du “bonus” mais tant pis ! Rien ne vaut l’essentiel.

• Méfiez-vous des pauses

Je suis un grand défenseur des pauses, je crie haut et forte qu’un groupe ne peut pas rester cohérent et concentré au-delà de 90 minutes et qu’il faut donc systématiquement prévoir des coupures pour laisser les gens s’aérer l’esprit. Mais les pauses sont une arme à double tranchant. Si elles permettent en effet à Aurélie de fumer sa clope en débriefant le dernier épisode de ” La Casa de Papel “avec Nadir, cette petite discussion sympathique peut vite devenir passionnante et il sera difficile d’arracher nos tourtereaux pour leur rappeler qu’on a une formation à poursuivre. Une petite minute par ci, un petit retardataire par là, un groupe qui s’isole par là-bas et une pause de 10 minutes peut vite se transformer en une pause d’une demi heure ! Et encore, je ne compte pas le temps que les gens prennent pour reprendre leurs places, cesser de discuter et te remettre leur attention. Il faut donc planifier les pauses avec intelligence. Une astuce célèbre de bas marché : annoncer toujours une pause plus courte (si dans ton programme à toi, tu penses que les participants ont besoin d’une pause de 15 minutes, tu dis “10 minutes de pause !” comme ça tu récupères tes 5 minutes qu’ils vont perdre à revenir à la salle, pas bête, hein ?)

• Responsabiliser des participants

Justement, l’une des meilleures manières de gérer les pauses tout en exploitant le super pouvoir “Anneau de la participation”, est de faire appel au groupe pour t’aider à gérer le temps. Désigne par exemple un “maître du temps” dont la responsabilité et de faire des rappels quand il faut faire des pauses. Il pourrait t’annoncer 5 minutes avant, ce qui t’épargnera de regarder ta montre comme un frénétique transpirant. Tu peux aussi désigner deux volontaires qui auront pour responsabilité de rabattre les gens vers la salle après les pauses. C’est doublement efficace car tu partages tes responsabilités en mobilisant les gens mais en plus, les gens sont plus réceptifs à leurs pairs et la volonté de “bien faire” va pousser ces deux personnes à redoubler d’efforts pour être sures que tout le monde est dans la salle dans les temps.

• Négocier des extensions

Ok ! tu as accroché ton chrono, tu as découpé en bloc, tu as recruté 7 personnes pour t’aider, mais malgré tout, tu n’as pas fini ton programme dans les temps! Il reste encore un ou deux points que tu juges importants ; si tu avais juste 15 minutes en plus…15 petites minutes! (pour rappel, ces 15 minutes tu les as perdu en attendant 10 minutes avant de commencer et lorsque les participants ont mis 5 minutes après la pause… ah ha ! C’est moins banal maintenant, non ?). À ce moment là, il est temps de faire appel au super pouvoir des “Ondes communicatives”. Un super animateur communique sur sa démarche, il explique “ce qu’il fait”. Prends donc un moment pour expliquer en toute honnêteté la situation “si vous m’accordez 15 minutes supplémentaires, on pourra aborder le dernier point qui, à mon sens, vous sera utile et bénéfique”. Je peux te garantir que toutes les fois ou j’ai fait appel à cette astuce, j’ai reçu plus de gratitude que de reproches. Il arrive, exceptionnellement, qu’une personne dise qu’elle a un truc important et s’excuse quand-même, mais la majorité est prête à jouer les prolongations lorsque c’est dans son intérêt et lorsque c’est demandé aussi gentiment. Je tiens à préciser que ceci ne marche que si on a été crédible et exemplaire, car le groupe reconnaîtra que “tu as fait de ton mieux”. Si au contraire tu as été le premier à perdre 10 minutes au téléphone après chaque pause, ils n’éprouveront aucun plaisir à t’accorder de leur temps alors que tu leur as volé le leur.

Pour résumer :

• Apprends à faire l’effort de commencer dans le temps ;
• Découpe ton programme en bloc horaire et observe au fur et à mesure si les blocs prennent plus ou moins de temps que prévu pour pouvoir t’adapter ;
• Chronomètre-toi pour mieux observer ta gestion du temps ;
• Classe ton programme par priorité : commence par les points incontournables et mets à la fin les points que tu peux éventuellement sacrifier ;
• Gère les pauses de manière à ce qu’elles ne deviennent pas de pures pertes de temps ;
• Appuie-toi sur le groupe pour t’aider à observer le temps et à éviter les débordements ;
• Négocie des prolongations pour rallonger un peu le temps et être sûr d’aborder tous les points.

Et dans tout ça, reste super organisé, super crédible, super communiquant et super flexible ! Bref, continue d’être un Super Animateur.