Le Super Animateur prend tout le temps nécessaire pour bien préparer son atelier.

Dans cet article, on ne parle pas de la préparation préalable, genre le programme, la recherche…etc.

On parle ici des premières étapes avant de commencer concrètement la formation.

Cette phase préparatoire, que beaucoup de formateurs zappent, est pourtant cruciale et déterminante.

Qu’est-ce que “préparer un atelier” ?

Préparer l’atelier, c’est animer une série d’activité qui visent à installer un cadre, pour le bon déroulement de tout ce qui viendra par la suite.

Il s’agit de se présenter, de présenter les participants, d’apprendre à les connaître…

On va également mettre en place des règles, vérifier les attentes, présenter le programme…

Préparer un atelier de formation prend au minimum 30 minutes. Mais on va voir plus bas qu’en fonction de la durée de la formation, on peut adapter cette durée.

Je te présenterai bientôt une version express pour préparer rapidement quand on est pressé.

Suis-je obligé ? Moi j’aime bien foncer dans le tas…

Je suis très fier de ton esprit d’impulsivité et ton envie d’aller vers l’action, jeune Super Animateur.

Mais oui, tu es obligé de bien préparer ton atelier, si tu te considères comme Super Animateur.

D’ailleurs, c’est l’une des bottes secrètes de la communauté des Supers Animateurs !

Quand on me dit “comment tu fais pour que tout se passe aussi bien !?“, ma réponse est simple : “je prends tout mon temps pour bien préparer”.

Le fait de préparer un atelier permet de :

1. Briser doucement la glace entre le formateur et les participants ;
2. Faire entrer les participants dans le bain en douceur ;
3. Ouvrir les esprits et favoriser des postures d’apprentissage ;
4. Tracer un objectif clair qui sera suivi par l’ensemble du groupe ;
5. Favoriser l’émergence d’une dynamique de groupe positive ;
6. Installer des règles de travail ;
7. Bien connaître le groupe, sa dynamique, son ambiance générale, les relations entre les personnes…

Et plein d’autres bienfaits que je vais te détailler dans la suite de l’article. Alors si tu veux bien, allons-y !

Etape 1 : prendre le “flottement de départ” par les cornes

Est-ce que tu as déjà assisté à une réunion ou à une formation qui devait commencer à 9h; et à 9h15 on n’avait toujours pas commencé ? Alors que tout le monde était là, y compris l’animateur ?

C’est très souvent un manque d’assurance de la part de l’animateur, qui pense que quelqu’un d’autre est sensé “ouvrir” ou qui retarde l’inévitable, sans même savoir pourquoi.

Il faut donc être déterminé à donner le coup d’envoi.

Mets-toi à l’avance d’accord avec toute autre entité impliquée (l’organisateur par exemple) sur qui est sensé t’introduire et dès que c’est fait, tu lances la locomotive !

S’il existe une raison concrète pour laquelle on est en train de retarder le début de l’atelier, il faut la communiquer en toute clarté aux participants.

Etape 2 : bien se présenter

Qui es-tu ? Et pourquoi es-tu là ?

Mets-toi à la place d’un participant. À moins qu’il n’ait choisi d’être là, il ne sait probablement même pas que c’est toi le formateur.

Il est donc important pour le formateur de prendre un petit moment pour se présenter. Je dis bien “petit”, dans le sens où ça doit être proportionnellement correct par rapport au temps de préparation de l’atelier.

Si tu as deux heures devant toi, il serait logique que tu prennes 10 minutes pour raconter ton parcours et répondre aux questions des participants.

Dans le cas où tu n’aurais pas ce luxe, il ne faudrait pas dépasser les 2 minutes pour dire qui tu es et donner des éléments clés de tes compétences, histoire d’installer ta légitimité.

S’il y a un moment où tu dois bluffer pour montrer que tu es sûr de toi et que tu sais ce que tu fais, c’est bien celui-là.

Etape 3 : briser la glace et faire les présentations

Je mets ces deux actions en une seule, car on peut effectivement faire les deux en un seul exercice. Sinon, il faut faire les choses dans l’ordre, en fonction du groupe.

Si tu es à l’aise avec le groupe en face : commence par un brise-glace avant de lancer les présentations.

Mais si tu as peur d’avoir une mauvaise réaction : commence par les présentations, vois si les gens sont “cool” et prêts à s’amuser, puis lance un brise-glace.

Le brise-glace doit avoir un seul objectif : donner le ton

Tu le choisiras donc en fonction du type de formation que tu comptes animer : dynamique ? académique ? orientée sur les débats et les discussions ?

Quant aux présentations, si tu as le temps et que la formation va durer plusieurs jours, il faut faire un exercice qui amène les participants à bien parler d’eux-même.

Mais si tu ne disposes pas de beaucoup de temps, alors un tour de table personnalisé fera l’affaire.

Etape 4 : mettre en place les règles de l’atelier

À priori, le brise-glace et les présentations t’ont déjà permis d’obtenir des informations importantes sur le groupe :

• Sont-ils réceptifs ou réfractaires ?
• Ont-ils tendance à se respecter, ou à s’agresser un peu ?
• Est-ce qu’ils parlent beaucoup, ou sont ils dans la retenue ?
• Font-ils preuve de discipline et de respect de l’espace ?
• …etc.

Si tu as une belle brochette de premiers de la classe, tu peux juste proposer des règles de bases et te reposer davantage sur le côté sensé et raisonnable de ton groupe.

Mais si tu es face à une horde de voyous, c’est le moment ou jamais de brandir un paperboard et d’énumérer avec précision une série de règles à respecter, qui doit bien sûr émaner d’eux.

Etape 5 : attentes et programme

Cette étape se déroule en trois petites parties :

1. Tu présentes aux participants la thématique de l’atelier et tes objectifs en tant que formateur (objectifs pédagogiques)
2. En réaction à cela, ils t’expriment leurs attentes
3. Quand tu as écouté leurs attentes, tu leur présentes le programme, en expliquant comment il va (ou non) répondre à leurs attentes et les ajustements que tu vas apporter

En effet, une formation réussie doit répondre aux besoins des participants et leur apporter des solutions à leurs problèmes.

Ton programme super ficelé ne servira à rien s’il contient plusieurs passages inutiles.

Il faut donc expliquer que tu comptes raccourcir les parties non prioritaires (mais importantes à tes yeux d’expert) et que tu vas accorder plus de temps (et d’exercices) aux parties sur lesquelles ils ont insisté.

La présentation du programme peut se faire en mode “lecture collective”, chaque participant ayant une copie du programme sous les yeux.

Si tu es un Super Formateur Niveau Ultime, tu peux construire le programme en temps réel avec les participants. Un jour je te donnerai plus de détails sur cette technique ultime que m’a enseignée le roi de l’impro, Iron Man lui-même

Etape 6 : brainstorming

Cette étape est optionnelle mais, si tu as le temps de la faire, je t’y encourage.

Ça ne mange pas de pain, mais ça produit énormément.

Un brainstorming permet de faire la transition idéale entre la phase de préparation et le vif du sujet.

Cette étape met les participants directement en action et les pousse à s’ouvrir l’esprit sans se fatiguer mentalement.

De plus, c’est une technique polymorphe qui peut donner suite à plusieurs exercices par la suite.

Suis-je enfin prêt ?

Oui ! Si, et seulement si tu as fait toute tes étapes, tu peux commencer ta formation.

Voyons voir ce que tu as obtenu jusque-là :

• Une meilleure relation entre toi et les participants ;
• Un groupe détendu et prêt à apprendre ;
• Une connaissance accrue des composantes de ton groupe ;
• Des règles pour garantir que l’atelier se déroule dans de bonnes conditions ;
• Les participants et toi êtes à l’aise sur les objectifs et le programme.

Alors ? Ça vaut la peine ou pas ?

Cet effort d’anticipation va te faciliter le déroulement de l’atelier à un niveau inimaginable.

Je te recommande vivement de télécharger mon eBook : les 10 Supers Pouvoirs du Super Animateur. Dans cet eBook, j’ai compilé plusieurs outils et astuces qui peuvent compléter cet article.

Tu y trouveras notamment comment fédérer quelques participants en leur proposant des tâches, ou comment utiliser des flash-cards pour n’oublier aucune de ces étapes.

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