Réunion, SDT, atelier, workshop… on t’explique tout !

Dans l’univers merveilleux de l’animation et du travail de manière générale, il existe plein d’activités de groupes : réunions, séances de travail, workshop…

Mais à force d’utiliser ces mots à tort et à travers, on a fini par leur changer de sens. Et si on déblayait un peu le terrain pour y voir plus clair ?

Aujourd’hui, on va mettre de côté les gros bras et les rayons X et on va parler nomenclature. Suis le guide :

Réunion

Commençons par la base : la réunion. On ne vas pas tergiverser longtemps n’est-ce pas ? Une réunion, c’est un instrument de torture inventé au 20^ème siècle par les entreprises. Il consiste à imposer au minimum 2h en position assise où l’on est exposés à un discours dur à entendre.

Plus sérieusement, la réunion c’est tout simplement un temps où un groupe de personnes (donc au moins 3) discutent de différents sujets dans un temps (en théorie) déterminé.

Une réunion peut avoir UN sujet précis “réunion de bilan”, ou alors plusieurs points à aborder “réunion de suivi hebdomadaire”

La durée idéal d’une réunion est de 90 minutes ou moins. Au-delà, il faudra la fractionner avec des pauses ou la convertir en atelier (voir plus bas).

Rôle de l’animateur :

• Élaborer un ordre du jour ;
• Gérer le temps ;
• Gérer la prise de parole ;
• Synthétiser.

Les variantes (pour bien frimer):

• La flash réunion : elle ne dure pas plus de 20 minutes ;
• Les stand-up meetings : des réunions où les gens sont debout ; comme ça ils sont surs que ça ne dure pas plus de 10 minutes. Elles sont animées en général tôt le matin pour faire le point sur ce que chacun aura à faire (désolé, ce n’est pas des réunions comiques).

Séance de travail

Un peu plus “ciblée”, la séance de travail se caractérise d’abord par le fait qu’elle ne traite que d’un seul sujet (SDT pour élaborer un budget, SDT pour traiter des candidatures…). Elle a le même fonctionnement qu’une réunion en terme de mise en place et d’animation, sauf qu’elle sera beaucoup plus “méthodologique”.

On peut animer une réunion avec juste des échanges et de la discussion. Une SDT par contre, va nécessiter plus souvent un cheminement logique afin de produire un résultat.

Une séance de travail dure entre 1h à 3h. Au de-là d’une demi journée, il faut la convertir en atelier.

Rôle de l’animateur :

• Formuler un objectif avec un “output” très clair ;
• Proposer et conduire une méthode de travail ;
• Gérer le temps ;
• Gérer la prise de parole ;
• Faire valider le résultat par l’équipe.

Atelier

On passe aux choses sérieuses. Un atelier, comme son nom l’indique, ressemble à un chantier. Ici, les participants ne sont pas assis autour d’une table (Si c’est le cas, l’atelier n’est PAS animé par un SUPER animateur). L’atelier, comme la SDT, a un objectif précis et doit mener à produire un résultat bien défini.

La méthodologie d’un atelier est donc beaucoup plus élaborée et complexe. L’animateur fera souvent appel à des outils et à des accessoires (à minima, des paperboard et des marqueurs).

Un atelier peut durer 1/2 journée mais peut aussi prendre jusqu’à deux jours selon l’ampleur de la tâche

à effectuer. L’élaboration d’une proposition de projet, ou un travail sur les valeurs de l’entreprise, ne va surement pas prendre 30 minutes.

Rôle de l’animateur :

• Formuler un objectif avec un “output” très clair ;
• Proposer et conduire un plan d’animation ;
• Gérer le temps ;
• Gérer la prise de parole ;
• Créer une ambiance conviviale et productive ;
• Garantir l’implication et la participation de tous ;
• Amener le groupe à produire le résultat et à l’adopter.

Workshop

C’est atelier, en anglais. Alors arrête de frimer et passe à la suite !

Brainstorming

Le brainstorming n’est PAS une “activité” à proprement parler, c’est un outil d’animation. Donc la prochaine fois que quelqu’un te dit “On a un brainstorming cet aprèm”, tu le corriges “On a une SEANCE DE TRAVAIL où on fera un brainstorming”.

D’ailleurs, rien n’empêche de faire un brainstorming au début d’une réunion par exemple.

Focus group

Si je vous dit qu’un “focus group” est littéralement un rassemblement pour parler d’un sujet précis (Focus = se concentrer) ? Voilà, le focus group est en réalité une séance de travail.

Sauf que, assez souvent, l’animateur ne fait pas partie de l’équipe qui discute, à ce moment là, on parlera plutôt “d’atelier”.

Le but d’un focus group est en général de mettre en débat ou de faire des commentaires sur un sujet précis (focus group pour évaluer un produit, focus group pour sonder l’impact d’une décision…).